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Sticker Exchange 2022: The Good, the Bad, the Learnings

English version below

Yay! Wir haben’s geschafft! Über 1000 Umschläge sind auf dem Weg zu euch - oder wahrscheinlich schon in euren Briefkasten angekommen. Wer neugierig ist, wie es gelaufen ist, kann hier ein kurzes Update lesen, inklusive Learnings, die für zukünftigen Exchanges hilfreich sein könnten.

Als der CCC im Herbst ankündigte, dass auch in diesem Jahr kein großes Event in Dezember stattfinden kann, hatten wir weniger Zeit für einen Exchange, als in den letzten Jahren. Wir dachten, wir kriegen das schon hin, aber ob die Community rechtzeitig drucken und Umschläge schicken kann?

Dann stapelten sich die Umschläge, Sticker und Spenden aber so schnell, dass die Post uns schon nach wenigen Tagen zusätzlich ein größeres Postfach damit befüllen musste - und an manchen Tagen sogar ein zweites. Bald wurde klar: Dieses Jahr machen mehr Menschen mit als in den letzten Jahren. Irgendwann kamen wir sogar über die symbolische 1000-Umschläge-Grenze. Es kam Post aus Mexiko, aus Russland, aus Italien, aus Canada. Päckchen mit Gummibärchen, neonfarbene Schnürsenkel als Dankeschön für das Team, Geldspenden und Briefmarken für diejenige, die nicht genug Porto auf ihre Rückumschläge geklebt hatten. Und vor allem: richtig coole Sticker, neue Motive, bunt, witzig, radikal und so kreativ.

Vier Tage lang haben 5 Menschen eure Umschläge mit Stickern gefüllt. Das war immer witzig, irgendwie sehr befriedigend aber leider auch zu oft schmerzhaft (der Rücken!). Wir sagen es ehrlich: Wir gehen eher nicht davon aus, dass wir das nochmal machen. Aber wir freuen uns natürlich auf neuen Challenges und Stickerboxes auf physischen Events - wir geben nicht auf. In der Zwischenzeit hoffen wir vor allem, dass ihr euch über das Ergebnis freut, über all die bunten Aufkleber, die ihr aus unterschiedlichen Ländern und Communities bekommt <3

Weil alles andere viel zu lang wäre, wenn wir es ausführlich aufschrieben, kommen jetzt die Highlights, weniger schöne Beobachtungen, Learnings und Key-Facts als Bullet-Points.

The Good

  • Wir haben’s schon oben geschrieben, müssen aber nochmal erwähnen, wie cool die Sticker waren, die ihr uns geschickt habt. Es waren richtig viele schöne Designs dabei.

  • Ein besonderes <3 für die „Antipatriarchale Aktion“ von Chiara. Das ist natürlich unsere subjektive Meinung aber: die waren einfach perfekt.

  • Die superlieben Briefe! Ein kleines Dankeschön macht für einen großen Unterschied: Wir haben uns die Zettel und Post-it’s während des Packens an die Wand geklebt.

  • Die Briefmarken - weil so viele von euch für diejenigen Menschen mitgedacht haben, die das Portosystem der Post nicht verstehen, mussten wir kein Geld ausgeben, um die Briefmarkenfehler zu korrigieren.

  • Die Geldspenden! Oft mit „für Mate“ beschriftet, aber wir sagen‘s ehrlich: So viel Mate konnten wir nicht in 4 Tagen trinken, mit dem Rest drucken wir natürlich Sticker für die Community.

  • Die Toots und Tweets, die ihr schreibt, wenn die Post bei euch ankommt. Wir freuen uns riesig darüber!

The Bad

  • Leider haben uns noch mehr als in den letzten Jahre Nachrichten von Menschen erreicht, die mehr haben wollen: Mehr Sticker als die anderen, eine spezielle Auswahl an Sticker. Das ist aus zwei Gründen nicht cool: Natürlich weil wir fair verteilen wollen, aber auch, weil es richtig viel Zeit kostet, das alles zu lesen, auszuwerten und ggf. zu beantworten. Am Ende gilt, wie wir bereits kommuniziert haben: Wenn man 1000 Umschläge füllt hat man keine Zeit, um spezifischen Wünsche zu berücksichtigen und es fühlt sich leider ein bisschen an, als würden viele Menschen nicht verstehen, dass wir so schon richtig viel Arbeit und Energie reinstecken.

  • Keine gute Idee: Umschläge für eure 13 Kolleginnen, Familie und Freundinnen - meistens ohne Sticker beizutragen. Womit sollen wir das denn füllen, müssen andere Menschen Sticker liefern, damit ihr Weihnachtsmann/-frau spielen dürft? Auch nicht cool: X Umschläge für eine Familie, weil ihr nicht teilen wollt. Das geht leider immer auf Kosten der anderen, weil wenn viele das so machen, gibts weniger Sticker pro Umschlag.

  • RTFM: Kein Bock, Fragen zu beantworten oder Porto auf Umschläge zu korrigieren, weil Menschen sich nicht die Zeit nehmen, den Blogpost zu lesen ¯\_(ツ)_/¯

  • Die Deadline ist die Deadline. Wir haben sogar noch eine Woche nach Ablauf der Deadline gefüllte Umschläge versendet. Wir wünschen uns, dass unsere klar kommunizierten Grenzen respektiert werden.

  • Die Bitcoin-Sticker-DDOS-Attacke. Die Community hat letztes Mal schon klar kommuniziert, dass die Sticker nicht erwünscht waren, das passt einfach nicht im CCC Sticker Operation Center - und vor allem nicht in solchen Mengen.

The Learnings

Weil wir nicht davon ausgehen, dass wir selber noch mal ein Exchange organisieren, haben wir uns überlegt, was wir anderen empfehlen würden, die das auch mal machen möchten. Wenn ihr euch überlegt, eine ähnliche Aktion zu organisieren, schreibt uns gern an! Wir teilen gern unseren Erfahrungen und helfen beim Brainstormen! Wichtig ist vor allem eine klare Kommunikation: Dieses Jahr war unsere Kommunikation deutlich klarer als in den letzen Jahren, trotzdem würden wir noch nachschärfen:

  • Wir füllen keine Stickerboxen. Es gibt Portionen für Einzelpersonen, beide Konzepte gleichzeitig anzubieten geht nicht. (Oder nur Pakete für Boxen in Hackerspaces anbieten, das geht natürlich auch, aber dann erreicht man nicht diejenigen Menschen, die isoliert sind.)

  • Keine Extrawünsche - das sollte man lieber proaktiv kommunizieren.

  • Deadline = Deadline und danach wird auch nicht mehr auf der Frage geantwortet, ob man noch Sticker bekommt. Am Besten schreibt man das ab Deadline direkt im Blogpost und auf Mastodon/Twitter.

  • Ein Umschlag pro Anschrift. Ist zwar nicht ganz optimal für WGs aber nur so kann man vermeiden, dass Familien unfair viele Sticker bekommen bzw. Menschen für sich selbst mehrere Umschläge füllen lassen (seriously!).

  • Weil es Prozesse deutlich verschlanken würde, empfehlen wir, nur 2 Umschlagsgrößen (z.B. A6 und ähnliche, DIN lang und A5) anzunehmen und 2 Arten von Briefmarken (Kompakt- und Großbrief). Die A4-Briefe werden eh nicht gefüllt und das würde die Arbeit deutlich vereinfachen, da die Großannahmestelle der Post alles vorsortiert bekommen möchte. Für Briefe aus dem Ausland kann man natürlich Ausnahmen machen.

  • Rollen und Sheets mit mehreren Aufklebern sind nicht so cool. Wie sollen wir das denn breit verteilen? 10 Tage später hatten wir immer noch Blasen an den Hände weil wie die Space Bars geschnitten haben, damit alle welche bekommen können T_T

  • Every Sticker counts: Dieses Jahr haben weniger Menschen uns ihre Stickerreste geschickt, als im vorigen Jahr (es waren mehr große Pakete, dafür weniger Umschläge). Das liegt bestimmt daran, dass nach 3 Jahren Exchange wenig übrig bleibt, aber trotzdem lohnt es sich zu sagen: Ja, diese 6 Sticker hinten in der Schublade, die ihr nicht so cool findet, sind für eine andere Person absolute Schätze.

Transparenz

  • Wir haben dieses Jahr 1022 Briefe nach 18 Länder verschickt: Argentinien, Belgien, Deutschland, Finland, Frankreich, Italien, Kanada, Mexiko, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Russalnd, Schweden, Schweiz, Serbien, USA. So cool!

  • Wir haben dieses Jahr 1099 Euro Spenden bekommen. Ca. 330 Euro davon haben wir für Büromaterial (hunderte Gummibänder, gefühlte Kilometer Tesafilm, Regenbogenstempelkissen, usw.), Transport (Taxi zur Post) und Teamverpflegung (Drinks, Mittagessen und Abendessen für 4 Tage) ausgegeben. Ca. 200 Euro aus den letzten Jahre haben wir für Sticker ausgegeben: Wir haben c3stoc-Sticker und Sticker für die Chatkontrolle-Kampagne (mehr als wir gebraucht haben, die Reste haben wir dem Kampagneteam gespendet) drucken lassen, und einen Haufen Antifa-Sticker aus einem Online-Shop gekauft.

  • 21 Umschläge haben wir nicht geschickt, weil sie mehr als eine Woche nach der Deadline bei uns angekommen sind.

  • Die Briefmarken der eingehenden Briefe haben wir, wie die letzten Jahre, wieder an die Briefmarkenstelle Bethel gespendet (sorry liebe Briefmarkensammler*innen unter euch).

  • Weil sie schon sehr früh bei uns angefragt haben und die c-base uns letztes Jahr für die Packacktion gehostet hat, haben wir eine Stickerbox für die Hacking in Parallel bereitgestellt. Leider mussten wir das den anderen dezentralen Veranstaltungen absagen, die uns kurzfristig angefragt haben, da wir keine Kapazitäten dafür hatten bzw. uns unsicher waren, ob es reichen wird.

  • Insgesamt bestand das Team aus 5 Personen - 2 Personen um die ganze Aktion zu planen und durchzuführen (Core Team), 3 Volunteers haben uns bei Packen unterstützt - danke dafür!

English version

Yay! We did it! Over 1000 envelopes are on their way to you - or probably already arrived in your mailbox. If you are curious how it went, you can read a short update here, including learnings that might be helpful for future exchanges.

When CCC announced in the fall that this year again it would not be possible to hold a big event in December, we had less time to create an exchange than in previous years. We thought we could make it work, but would the community be able to print stickers and send envelopes in time?

Then envelopes started pouring in, stickers and donations piled up so quickly that the post office had to stuff them in an larger mailbox after just a few days - and on some days even in a second mailbox. It soon became clear that more people would be participating this year than in previous years. Eventually, we even passed the symbolic 1000 envelope mark. We received mail from Mexico, from Russia, from Italy, from Canada. Packages with gummy bears, neon-colored shoelaces as a thank-you for the team, cash donations and stamps for those who hadn’t stuck enough postage on their return envelopes. And above all: really cool stickers, new designs - colorful, funny, radical and so creative.

Over the course of four days, a team of 5 people filled your envelopes with stickers. The process was always fun, somehow very satisfying but unfortunately also too often painful (our backs!). To be honest, we don’t think we’ll be doing this again. But of course we’re looking forward to new challenges and sticker boxes at physical events - we’re not giving up. In the meantime, we hope above all that you enjoy the results, all the colorful stickers you get from different countries and communities <3

Because everything else would be far too long if we wrote it down in detail, here are the highlights, less great things, learnings and key facts in bullet point form.

The Good

  • We already wrote it above, but we have to mention again how cool the stickers were. We were sent a lot of really nice designs.

  • A special <3 for the “Antipatriarchal action” stickers by Chiara. This is of course our subjective opinion but to us they were just perfect.

  • The really sweet letters! A little thank you makes a big difference: we taped the notes and post-it’s to our wall while packing.

  • The stamps - because so many of you chipped in for people who don’t understand how Deutsche Post works, we didn’t have to spend money to correct the stamp errors.

  • The cash donations! Often labeled “for mate”, but we’ll be honest: we couldn’t drink that much mate in 4 days, with the rest of course we print stickers for the community.

  • The toots and tweets you write when the mail arrives. They always put a smile on our faces!

The Bad

  • Unfortunately we received even more messages from people who want to have more than in previous years: More stickers than the others, a special selection of stickers. That’s not cool for two reasons: Of course because we want to distribute fairly, but also because it really takes a lot of time to read, evaluate and, if necessary, answer all that. In the end, as we have already written: When you fill 1000 envelopes you don’t have time to consider specific requests and unfortunately it feels a bit like a lot of people don’t understand that we put in a lot of work and energy as it is.

  • Not a good idea: sending envelopes for your 13 colleagues, family and friends - usually without contributing stickers. What are we supposed to fill them with, do other people have to provide stickers so you can play Santa Claus? Also not cool: X envelopes for a family because you don’t want to share. Unfortunately, this happens at the expense of others, because if many people do this, there will be fewer stickers in each envelope.

  • RTFM: We don’t want to have to answer questions or correct postage on envelopes because people don’t take the time to read the blogpost ¯\_(ツ)_/¯

  • The deadline is the deadline. We even filled and mailed envelopes a week after the deadline. We would like our boundaries, which were clearly communicated, to be respected.

  • The Bitcoin sticker DDOS attack. The community already clearly communicated last time that the stickers were not wanted, it just doesn’t fit into the CCC Sticker Operation Center - and especially not in such quantities.

The Learnings

Because we don’t expect to organize another remote exchange ourselves, we thought about what we would recommend to others who would like to start a similar project. If you are thinking about starting an exchange of your own, feel free to get in touch with us! We’ll be happy to share our experiences and help brainstorm. The most important thing is to communicate clearly: this year our communication was significantly better than in previous years, but we would still improve it:

  • We do not fill sticker boxes. We offer packages for individuals, offering both concepts at the same time is not working. (Or only offer packages for boxes in hackerspaces, that works too of course, but then you won’t be able to reach people who are isolated).

  • No extra requests - it’s better to communicate it proactively.

  • Deadline = Deadline and after that there will be no answer to the question “can I still get stickers”. A good idea is to add this to the blog post on the day of the deadline and then communicate it on Mastodon/Twitter.

  • One envelope per address. This is not quite optimal for some larger shared flats, but it is the only way to avoid families receiving an unfair number of stickers or people having several envelopes filled for themselves (seriously!).

  • Because it would significantly streamline processes, we recommend accepting only 2 envelope sizes (e.g. A6 and similar longer DIN envelopes and A5) and 2 types of stamps (“Kompakt” and “Großbrief” in the case of Deutsche Post). The A4 letters were not filled to the maximum anyway, and this would make the work much easier, as the Post accepts such amounts only if they are sorted by size and type of stamps. Of course, exceptions can be made for letters from abroad.

  • Rolls and sheets with multiple stickers are not cool. How are we supposed to distribute these? We still had blisters on our hands more than a week later because we cut the space bar stickers so everyone could have them T_T

  • Every Sticker counts: This year, fewer people than last year sent us their sticker leftovers (there were more large packages, but fewer envelopes). This is probably due to the fact that after 3 years of exchanges there is little left, but still it is worth saying: Yes, those 6 stickers in the back of the drawer that you don’t think are so cool are absolute treasures for another person.

Transparency

  • We have sent 1022 letters to 18 countries this year: Argentina, Austria, Belgium, Canada, Finland, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Russia, Serbia, Sweden, Switzerland, USA. So cool!

  • We received 1099 euros in donations this year. About 330 Euro were spent on office supplies (hundreds of rubber bands, kilometers of scotch tape, rainbow stamp pads, etc.), transportation (cab to the post office) and team catering (drinks, lunch and dinner for 4 days). About 200 euros from donations we got in the last years we spent on stickers: We printed our own c3stoc stickers and also some for the “Chatkontrolle” campaign (more than we needed, we donated the leftovers to the campaign team), and bought a bunch of Antifa stickers from an online store.

  • 21 envelopes were not sent out because they arrived more than a week after the deadline.

  • We donated the used stamps from the incoming letters to the “Briefmarkenstelle Bethel” like in the last years (sorry to the stamp collectors among you).

  • Because they asked us very early and because c-base hosted us last year when we needed a place to pack the stickers, we provided a sticker box for the Hacking in Parallel. Unfortunately we had to decline when other decentralized events requested large amounts of stickers on short notice as we didn’t have the resources to take care of it and were unsure if we’d have enough stickers.

  • In total, the team consisted of 5 people - 2 people to plan and execute the whole operation (Core Team), 3 volunteers who helped us fill envelopes - thank you!